GTO IT / PRIVACY

Jouw gegevens.
Zorgvuldig behandeld.

Deze privacyverklaring beschrijft hoe GTO IT persoonsgegevens verwerkt bij websitebezoek, contact, chat, offertes en IT-dienstverlening. De verklaring geldt ook als we ernaar verwijzen in een e-mail of offerte.

Laatst bijgewerkt: 27 oktober 2026.

1. Wie is verantwoordelijk?

GTO IT is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens voor de eigen website, communicatie, offertes en klantadministratie. Voor vragen over privacy of het uitoefenen van je rechten kun je mailen naar info@GTOIT.nl of het contactformulier gebruiken.

Bij IT-dienstverlening kan GTO IT ook persoonsgegevens verwerken namens een klant. In dat geval bepaalt die klant het doel en de middelen van de verwerking en worden de afspraken met GTO IT vastgelegd in een verwerkersovereenkomst. Deze verklaring vervangt die afspraken niet.

2. Welke gegevens verwerken we?

• Contact, intake en ondersteuning: je naam, e-mailadres, eventueel je bedrijfsnaam en telefoonnummer, de inhoud van je vraag en bijlagen die je zelf meestuurt.
• Chat: de inhoud van het gesprek, gegevens die je daarin deelt en technische gegevens die nodig zijn om de chatsessie te laten werken.
• Offertes en dienstverlening: zakelijke contactgegevens, informatie over de opdracht en voor zover nodig gegevens over de IT-omgeving waarop de dienstverlening betrekking heeft.
• Administratie: de gegevens die nodig zijn voor overeenkomsten, facturering en de fiscale administratie, zoals naam, zakelijk adres, factuurgegevens en betaalgegevens.
• Website en beveiliging: technische gegevens zoals IP-adressen, opgevraagde adressen, browserinformatie, tijdstippen en beveiligingsgebeurtenissen, voor zover die door de gebruikte systemen worden vastgelegd.

We ontvangen deze gegevens meestal rechtstreeks van jou, van je organisatie of via het gebruik van onze website en diensten. Verstrek alleen informatie die nodig is voor je vraag. Stuur via een contact- of chatbericht geen wachtwoorden of kopieën van identiteitsdocumenten mee.

3. Waarom mogen we deze gegevens gebruiken?

• Vragen beantwoorden en ondersteuning bieden: om je verzoek af te handelen. De grondslag is de uitvoering van een overeenkomst of, bij algemene vragen en communicatie met zakelijke contactpersonen, ons gerechtvaardigde belang om bereikbaar te zijn en de zakelijke relatie te onderhouden.
• Een offerte voorbereiden en een opdracht uitvoeren: voor de uitvoering van een overeenkomst of stappen die je voorafgaand daaraan zelf vraagt. Bij contactpersonen van zakelijke klanten kan dit berusten op het gerechtvaardigde belang om de dienstverlening te organiseren.
• Administratie en facturering: voor de uitvoering van de overeenkomst en het voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder fiscale bewaarplichten.
• Beveiliging en continuïteit: om misbruik te herkennen, systemen te beschermen en gegevens na een storing te kunnen herstellen. Hiervoor baseren we ons op het gerechtvaardigde belang om onze dienstverlening veilig en beschikbaar te houden, met afweging van de gevolgen voor je privacy.

Contactgegevens die je via het formulier of de chat verstrekt gebruiken we om op je vraag te reageren. We gebruiken ze niet voor nieuwsbrieven of commerciële opvolging. De website neemt geen besluiten met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking.

Je bepaalt zelf of je contact met ons opneemt. Zonder de benodigde contact- of opdrachtgegevens kunnen we je vraag mogelijk niet beantwoorden of een opdracht niet uitvoeren. Verplichte velden in het contactformulier zijn herkenbaar.

4. Met wie delen we gegevens?

Contactverzoeken en chatgesprekken worden verwerkt in een door GTO IT beheerde omgeving in Nederland. Binnen GTO IT hebben alleen personen die deze gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben toegang.

Voor onze dienstverlening maken we gebruik van de volgende categorieën technische dienstverleners:

• Websitehosting en internetinfrastructuur: voor het beschikbaar stellen van de website, het verwerken van verbindingsverzoeken en het analyseren van technisch verkeer.
• E-mail en zakelijke communicatie: voor het ontvangen, verzenden en opslaan van berichten en documenten.
• Beveiliging en continuïteit: voor het herkennen van misbruik, het beschermen van systemen en het bewaren van herstelkopieën.
• Externe berichtendiensten: als je zelf contact met ons opneemt via een dergelijke dienst, verwerkt de aanbieder ook de gegevens die je daar deelt. Gebruik e-mail of het contactformulier als je daar geen gebruik van wilt maken.

Deze partijen kunnen toegang hebben tot technische gegevens, contactgegevens of communicatie voor zover dat voor hun dienstverlening nodig is. Gegevens kunnen ook worden verstrekt wanneer GTO IT daartoe wettelijk verplicht is. Je kunt via info@GTOIT.nl informatie opvragen over de concrete ontvangers van jouw persoonsgegevens.

Sommige technische dienstverleners zijn internationaal actief. Afhankelijk van de gebruikte dienst kan verwerking buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvinden. De concrete gegevenslocaties en toepasselijke doorgiftewaarborgen worden nog geverifieerd. Dit is een open punt in deze verklaring; hierover kun je eveneens contact met ons opnemen.

5. Bewaartermijnen

• Tickets, intakeverzoeken en chats: maximaal één jaar na afsluiting van het verzoek of gesprek.
• Gewone zakelijke e-mail: maximaal één jaar na afronding van de betreffende vraag of correspondentie.
• Offertes zonder vervolgopdracht: maximaal één jaar na afronding van het offertetraject, tenzij de stukken onderdeel zijn van een administratie waarvoor een wettelijke bewaarplicht geldt.
• Gegevens voor lopende dienstverlening: zolang deze nodig zijn om de opdracht uit te voeren. Na afronding geldt voor gewone correspondentie de termijn van één jaar; voor fiscaal te bewaren stukken geldt de wettelijke termijn.
• Fiscaal te bewaren administratie: in beginsel zeven jaar volgens de toepasselijke fiscale bewaarplicht. Deze termijn geldt voor de daarvoor noodzakelijke administratie, niet zonder onderscheid voor alle klantgegevens. Een afwijkende wettelijke bewaartermijn gaat voor.
• Eigen technische logs: 30 dagen in de actieve logomgeving.
• DNS-statistieken bij de internetdienstverlener: beschikbare historische gegevens worden op domeinniveau 31 dagen en op accountniveau acht dagen bewaard. Dit betreft deze statistieken; het is geen algemene bewaartermijn voor alle gegevens bij technische dienstverleners.

Als gegevens langer nodig zijn vanwege een wettelijke verplichting of een concreet geschil, bewaren we alleen de daarvoor noodzakelijke gegevens gedurende die noodzaak. Back-ups staan los van bovenstaande termijnen voor de actieve systemen; hieronder lees je hoe die worden bewaard.

6. Gegevens in back-ups

We bewaren herstelkopieën om gegevens na een storing of incident te kunnen terugzetten. Gegevens die niet meer in de actieve systemen staan, kunnen nog voorkomen in oudere herstelkopieën.

De bewaring van herstelkopieën wordt bepaald door het aantal bewaarde herstelperioden, de beschikbaarheid van nieuwere kopieën en eventuele bescherming van specifieke herstelpunten. Daardoor volgt uit de huidige inrichting geen vaste maximale bewaartermijn van één jaar. De uiterste termijn voor alle herstelkopieën is nog niet vastgesteld. De termijnen voor actieve gegevens uit de vorige paragraaf zijn dus niet zonder meer van toepassing op herstelkopieën.

7. Browseropslag en verkeersanalyse

We gebruiken technische gegevens en verkeersstatistieken voor het functioneren en beveiligen van de website, waaronder het herkennen van misbruik. We gebruiken de website niet voor advertentietracking of het aanmelden voor nieuwsbrieven.

Bij het laden van het contactformulier en de chat worden technische verbindingsgegevens verwerkt. Als je het formulier of de chat gebruikt, verwerken we daarnaast de gegevens die je zelf verstrekt. Technische browserkenmerken kunnen worden gebruikt om misbruik van het formulier tegen te gaan.

De chat gebruikt tijdelijke browseropslag om je gesprek te herkennen en een nog niet verstuurd conceptbericht te bewaren. Deze opslag hoort bij de tabsessie en wordt bij het afsluiten daarvan normaal gesproken gewist. Het herstellen van een browsersessie kan deze periode verlengen.

Als je een externe berichtendienst opent, gelden daar ook de privacyvoorwaarden en eventuele cookies van die dienst.

8. Beveiliging

GTO IT beperkt toegang tot persoonsgegevens tot wie deze voor het werk nodig heeft. De website, het formulier en de chat gebruiken versleutelde verbindingen. Beheer, logging en back-ups ondersteunen het beschermen en herstellen van de systemen. Geen enkele beveiligingsmaatregel kan ieder risico uitsluiten.

9. Je privacyrechten

Je kunt vragen om inzage, correctie of verwijdering van je persoonsgegevens. Afhankelijk van de situatie kun je ook verzoeken om beperking van de verwerking of overdracht van gegevens. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Als een verwerking op toestemming berust, kun je die toestemming intrekken zonder dat dit de rechtmatigheid van eerder gebruik aantast.

Mail naar info@GTOIT.nl of gebruik het contactformulier en vermeld dat het om een privacyverzoek gaat. We kunnen je vragen om passende informatie om je identiteit vast te stellen. We reageren in beginsel binnen één maand. Als de wettelijke voorwaarden voor verlenging gelden, informeren we je binnen die maand over de reden en de verdere termijn.

Soms kunnen we gegevens niet verwijderen, bijvoorbeeld omdat een wettelijke bewaarplicht geldt. We leggen dat dan uit. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Wijzigingen

We passen deze verklaring aan wanneer de dienstverlening of gegevensverwerking verandert. De datum bovenaan geeft aan wanneer de tekst voor het laatst is bijgewerkt.